invox経費精算に承認リマインド機能。製造現場の経費処理遅延を防ぐ

発表内容のポイント

• 営業日、特定の日付、経過日数など、自社の運用に合わせた柔軟な通知条件設定が可能
• 最大10個までの条件登録に対応し、複数部門や複数拠点の複雑な承認フローをカバー
• 経理担当者による個別の催促業務を自動化し、属人化の解消と業務標準化を推進

発表の背景

経費精算業務では、申請の確認や承認が期日までに完了しないことで、月末月初の締め処理や支払処理が遅れる課題があった。特に複数部門や複数拠点で承認フローを運用している企業では、経理担当者が承認状況を個別に確認し、承認者へ催促する作業が発生しやすく、業務負担の増加や対応の属人化を招いていた。こうした課題を解決するため、自動でリマインドを行う機能が開発された。

何が発表されたのか

今回提供が開始された「承認リマインドメール機能」は、指定した条件に合致する承認待ちデータがある場合に、承認者へメールで自動通知する仕組みである。通知タイミングは、土日祝日を除く平日の「営業日指定」、毎月の特定日や月末を指定する「日付指定」、対象ステップが承認待ちになってからの「経過日数指定」から選択できる。条件設定は最大10個まで登録可能なため、締め日に合わせた段階的なリマインド設計も可能となる。

製造業・生産管理への見方

製造業では、工場や営業所、本社など複数拠点にまたがって承認フローが運用されるケースが多く、現場リーダーや部門長の承認遅れが経理部門のボトルネックになりやすい。特に現場作業や出張が多い製造・技術部門では、経費精算の承認作業が後回しになりがちである。本機能の導入により、システムが自動でリマインドを送信するため、経理担当者が現場の役職者に直接催促する心理的・時間的負担を軽減できる。拠点間の承認状況の見える化と、月次決算の早期化に寄与する機能といえる。

現場で確認したいポイント

• 自社の経費精算における承認遅延が、どの部門や役職者で頻発しているか現状を把握する
• 自社の締め日や支払スケジュールに合わせ、何日前にリマインドを送るべきか設計する
• 現在利用しているプランで、ワークフロー機能および本リマインド機能が利用可能か確認する

確認しておきたい点

本機能はワークフロー機能を利用可能なプランに搭載された標準機能であり、それ以外のプランでの利用可否や、具体的なプランごとの料金体系については別途確認が必要です。

関連リンク

• invox経費精算 サービスページ：製品の特長や機能の詳細を紹介するページ
• 株式会社invox コーポレートサイト：提供元企業の会社概要や事業内容
• 発表企業のPR TIMESページ

出典情報